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eSocial: Tudo o que você precisa saber sobre a substituição do sistema
Para especialista, a substituição do eSocial por dois novos sistemas pode tornar o processo de gestão ainda mais burocrático.
Com o objetivo de reduzir a burocracia e estimular a geração de empregos, o governo Federal anunciou nesta terça-feira, 9, a substituição do eSocial. A decisão foi divulgada pelos secretários especiais do Ministério da Economia, Rogério Marinho, Carlos da Costa e o relator da MP da Liberdade Econômica no Congresso, deputado Jerônimo Goergen.
De acordo com Rogério Marinho, o eSocial como é conhecido será extinto em janeiro de 2020 e substituído por dois novos sistemas, um da Receita Federal para informações trabalhistas e previdenciárias e outro de Trabalho e Previdência para dados tributários. “O fato de ser dois sistemas não quer dizer que vai aumentar a complexidade. Serão dois sistemas bem mais simples, esse é o nosso compromisso”.
Durante o período de debates, o governo recebeu 119 sugestões para melhorar o sistema do eSocial. Destas, 84% foram atendidas. Segundo o secretário haverá forte redução do número de dados a serem informados pelo empregador. Isso será possível porque o novo sistema irá obter e cruzar informações que já existam em outros bancos de dados.
Burocracia
As mudanças vêm após centenas de audiências com entidades representativas que apontaram o eSocial como maior entrave burocrático às suas atividades. Atualmente, o E-Social requer a inserção de 900 informações, a ideia é chegar ao final do ano com cerca de 500 exigências.
De acordo com Marinho, a ideia é ter uma ferramenta de gestão e de controle da área de trabalho e da previdência que seja confortável tanto para quem precisa fazer a gestão pública, quanto por quem tem a necessidade de passar essas informações.
No entanto, para Regina Fernandes, especialista na área Contábil, a criação de dois novos sistemas pode aumentar ainda mais a burocracia. “O anúncio do governo limitou em dizer que será menos burocrático, mas, como profissional da área, vejo que a criação de dois novos sistemas tornará os processos muito mais burocráticos já que existirão dados e informações que ficarão separadas.”
Simplificação
Entre as mudanças que serão feitas no sistema nos próximos meses, está a retirada de informações duplicadas ou que não são exigidas por lei, como número do RG, título de eleitor, informações de saúde e segurança do trabalho e NIT/PIS. No entanto, a comunicação de acidentes de trabalho e informações de folha de pagamento, férias, Rais e Caged, serão mantidas.
As propostas para o novo sistema foram ouvidas por usuários e desenvolvedores. A possibilidade de utilizar uma tabela padrão de rubricas, sem a necessidade de cadastramento de rubricas próprias; a eliminação de tabelas de cargos, funções e horários; a desnecessidade de cadastramento de processos judiciais para matérias não relacionadas a tributos/FGTS; são algumas das alterações.
Além disso, os campos opcionais, como números de documentos pessoais, serão excluídos da estrutura dos eventos, pois traziam dúvidas para os empregadores.
Para a contabilista Regina Fernandes, a simplificação é um ponto de extrema importância para os contabilistas considerando o nível de detalhamento que algumas operações exigem. “Muitas delas tinham cunho administrativo e não influenciavam efetivamente na redução de direito ou cumprimento da legislação trabalhista.”
O calendário aprovado pelo comitê gestor do eSocial prevê que todas as mudanças no sistema entrarão em funcionamento até o primeiro trimestre de 2020.
Gastos
Até janeiro de 2020, as micro e pequenas empresas não serão obrigadas a aderir ao eSocial. A partir dessa data, ingressarão diretamente no novo sistema.
Dalcom destacou que as empresas que fizeram investimentos para a implantação do eSocial não serão prejudicadas. “O novo programa será formulado respeitando os investimentos feitos por essas empresas em tecnologia e capacitação de mão de obra.
Além disso, no novo sistema haverá diferença entre o programa usado por médias e grandes empresas e o usado por micro e pequenas empresas.
Novo Calendário
Contudo, até o momento, o eSocial não está suspenso. Continuam em vigor todos os prazos vigentes para o envio das informações. Inclusive, na terça-feira, 4, o DOU publicou a Portaria 716, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, que alterou os prazos de obrigatoriedade para os quatro grupos do eSocial.
É preciso ficar atento já que enquanto o novo sistema não entra em vigor, as datas para as obrigatoriedades do eSocial continuam valendo. Afinal, tudo o que está sendo informado ao eSocial servirá para a substituição de obrigações acessórias. Mas, para que isso possa ocorrer, é fundamental que o sistema seja continuamente alimentado. Confira abaixo:
GRUPO 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:
Fase 1: 08/01/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: Março/2018 – Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Maio/2018 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Agosto/2018 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias
Agosto/2019 – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Circular CAIXA nº 843/2019)
Fase 5: 08/01/2020 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)
GRUPO 2 – entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional:
Fase 1: 16/07/2018 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: 10/10/2018 – Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: 10/01/2019 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de janeiro/2019)
Fase 4: Abril/2019 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias – empresas com faturamento superior a R$4,8 milhões
Outubro/2019 – Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias – Demais obrigados, exceto órgãos públicos e organismos internacionais bem como empresas constituídas após o ano-calendário 2017, independentemente do faturamento (ver Instrução Normativa RFB nº 1884, de 17 de abril de 2019).
Novembro/2019 – Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Circular CAIXA nº 858/2019)
Fase 5: 08/07/2020 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)
GRUPO 3 – empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:
Fase 1: 10/01/2019 – Apenas informações relativas aos órgãos e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
Fase 2: 10/04/2019 – Nesta fase, os entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos), e as pessoas físicas quanto aos seus empregados. Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: 08/01/2020 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de janeiro/2020).
Fase 4: (Resolução específica, a ser publicada) – Substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)
Fase 5: 08/01/2021 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)
GRUPO 4 – órgãos públicos e organizações internacionais:
Fase 1: Janeiro/2020 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
Fase 2: (Resolução específica, a ser publicada) – Nesta fase, os entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos), e as pessoas físicas quanto aos seus empregados. Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: (Resolução específica, a ser publicada) – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: (Instrução Normativa RFB e Circular CAIXA específicas, a serem publicadas) – Substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social)
Fase 5: 08/07/2021 – Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST)
O programa
O eSocial é uma ferramenta que reúne os dados trabalhistas, fiscais, previdenciários das empresas em uma só plataforma. No início, somente patrões de empregados domésticos eram obrigados a usar o programa.
A partir de janeiro deste ano, empregadores do Simples Nacional (incluindo MEI) , empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos foram obrigados a aderir ao sistema.
Desde julho do ano passado, empresas de médio porte (que faturam entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões) passaram a ter que enviar seus dados ao programa, que já era obrigatório desde janeiro para as grandes. E desde novembro de 2018, as micro e pequenas e os MEI (microempreendedores individuais) também passaram a ser obrigadas a usar o sistema.
Fonte: eSocial
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