A Resolução CGSN 10/2007 estabeleceu as normas a serem observadas, no tocante ao cumprimento de obrigações acessórias, a seguir expostas.
DECLARAÇÃO ÚNICA
A ME e a EPP optantes do Simples Nacional apresentarão, anualmente, declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais (DASN) que será entregue à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da internet, até o último dia do mês de março do ano-calendário subsequente ao de ocorrência dos fatos geradores dos impostos e contribuições previstos no Simples Nacional.
DASN/2009
Em relação aos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional ocorridos durante o ano-calendário de 2009, a declaração deverá ser entregue até 15 de abril de 2010 (conformeResolução CGSN 72/2010).
DASN/2008
Excepcionalmente, em relação aos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional ocorridos durante o ano-calendário de 2008, a declaração deveria ser entregue até 4 de maio de 2009, conforme disposto na Resolução CGSN 55/2009.
Nota: A Resolução CGSN 59/2009, prorrogou o prazo de entrega da DASN, relativa ao ano calendário 2008. Desta forma, serão consideradas entregues dentro do prazo legal, também as declarações transmitidas entre os dias 5 e 20 de maio de 2009.
DASN/2007
Excepcionalmente, em relação aos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional ocorridos durante o segundo semestre do ano-calendário de 2007, a declaração deveria ser entregue até 30 de junho de 2008, conforme disposto na Resolução CGSN 33/2008.
REGRAS GERAIS
A exigência de declaração única não desobriga a prestação de informações relativas a terceiros.
A declaração simplificada poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada.
A retificação da declaração simplificada por iniciativa do próprio declarante, quando vise reduzir ou excluir tributo, só é admissível antes do início de procedimento fiscal.
As informações prestadas pelo contribuinte na declaração simplificada serão compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados e Municípios.
A RFB disponibilizará aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios relação dos contribuintes que não apresentarem a declaração simplificada.
Extinção, Cisão, Fusão, Incorporação, Extinção ou Exclusão do Simples
Nas hipóteses em que a ME ou a EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a declaração simplificada deverá ser entregue até o último dia do mês subsequente ao do evento, exceto nos casos em que essas situações especiais ocorram no primeiro quadrimestre do ano-calendário, hipótese em que a declaração deverá ser entregue até o último dia do mês de junho.
Com relação ao ano-calendário de exclusão da ME ou EPP do Simples Nacional, esta deverá entregar a declaração simplificada, abrangendo os fatos geradores ocorridos no período em que esteve na condição de optante, no prazo estabelecido para as demais ME ou EPP.
Excepcionalmente, para os eventos em que a ME ou a EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, que ocorrerem durante o 2º semestre de 2007, a declaração simplificada anual deverá ser entregue até 30 de junho de 2008, e para os eventos que ocorrerem durante o ano-calendário de 2008, deverá ser entregue até 31 de março de 2009.
Declaração Especial – Ano 2007 – Estados
Excepcionalmente, em relação ao exercício de 2007, os Estados poderão exigir a entrega de declaração da empresa optante pelo Simples Nacional, para efeito de cálculo do valor adicionado de que trata o inciso II do § 1º do art. 3º da Lei Complementar 63/1990, incluído pelo art. 87 da Lei Complementar 123/2006.
Declaração Especial – Ano 2008 – Estados
Excepcionalmente, em relação ao exercício de 2008, os Estados poderão exigir a entrega de declaração da empresa optante pelo Simples Nacional, para efeito de cálculo do valor adicionado de que trata o § 1º do art. 3º da Lei Complementar 63/1990, incluído pelo art. 87 da Lei Complementar 123/2006.
Multa – Código DARF
O Ato Declaratório Executivo CODAC 38/2008 instituiu o código de receita 0594 – Multa por Falta ou Atraso na Entrega da Declaração Anual do Simples Nacional (DASN).
Tributos não Abrangidos pelo Regime
Relativamente aos tributos devidos, não abrangidos pelo Simples Nacional, a ME e a EPP optantes pelo Simples Nacional deverão observar a legislação dos respectivos entes federativos quanto à prestação de informações e entrega de declarações.
Declaração Eletrônica de Serviços
As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas à entrega da Declaração Eletrônica de Serviços, quando exigida pelo Município, que servirá para a escrituração mensal de todos os documentos fiscais emitidos e documentos recebidos referentes aos serviços prestados, tomados ou intermediados de terceiros.
A declaração referida substitui os livros “Livro Registro dos Serviços Prestados” e “Livro Registro de Serviços Tomados”, e será apresentada ao Município pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observadas as condições previstas na legislação de sua circunscrição fiscal.
O empreendedor individual (faturamento anual de até R$ 36.000,00) é dispensado da Declaração Eletrônica de Serviços municipal.
EMISSÃO DE NOTA FISCAL E ARQUIVAMENTO
Ficam, também, obrigadas a:
1 – emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço, de acordo com instruções expedidas pelo Comitê Gestor;
2 – manter em boa ordem a guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições devidos e o cumprimento das obrigações acessórias relativas às informações socioeconômicas e fiscais, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Será considerado inidôneo o documento fiscal utilizado pela ME e EPP optantes pelo Simples Nacional em desacordo com as normas previstas para sua emissão.
Os documentos fiscais já autorizados poderão ser utilizados até o limite do prazo previsto para o seu uso, desde que observadas as demais condições previstas para sua emissão.
Modelo de NF – ISS
Relativamente à prestação de serviços sujeita ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional utilizarão a Nota Fiscal de Serviços, conforme modelo aprovado e autorizado pelo Município, ou Distrito Federal, ou outro documento fiscal autorizado conjuntamente pelo Estado e pelo Município da sua circunscrição fiscal.
EXPRESSÕES OBRIGATÓRIAS
A utilização dos documentos fiscais fica condicionada à inutilização dos campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, constando, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
I – “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL”; e
II – “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”.
A inutilização desses campos não prejudica o disposto no artigo 11 da Resolução CGSN 04/2007, o qual determina que, para os fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as pessoas jurídicas e aquelas a elas equiparadas pela legislação tributária, não optantes pelo Simples Nacional, terão direito a crédito correspondente ao ICMS incidente sobre as suas aquisições de mercadorias de ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, desde que destinadas à comercialização ou industrialização e observado, como limite, o ICMS efetivamente devido pelas optantes pelo Simples Nacional em relação a essas aquisições.
Impedimento de Recolhimento do ICMS e ISS pelo Simples
Na hipótese de o estabelecimento da ME ou EPP estar impedido de recolher o ICMS e o ISS pelo Simples Nacional, em decorrência de haver extrapolado o sublimite estadual estabelecido, não se aplica a inutilização dos campos prevista.
Neste caso, o contribuinte deverá consignar, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
I – “ESTABELECIMENTO IMPEDIDO DE RECOLHER O ICMS/ISS PELO SIMPLES NACIONAL, NOS TERMOS DO § 1º DO ART. 20 DA LC 123/2006”
II – “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”.
Crédito do ICMS
Nos termos da Resolução CGSN 60/2009 , a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional que emitir Nota Fiscal com direito ao crédito do ICMS para o comprador, conforme estabelecido no § 1º do art. 23 da Lei Complementar 123/2006, consignará no campo destinado às informações complementares ou excepcionalmente, em caso de insuficiência de espaço, no quadro Dados do Produto, a expressão:
“PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$…; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE …%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123/2006”.
SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA
Quando a ME ou a EPP revestir-se da condição de responsável, inclusive de substituto tributário, fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto retido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na operação ou prestação.
Na prestação de serviço sujeito ao ISS, cujo imposto for de responsabilidade do tomador, o emitente fará a indicação relativa à base de cálculo e ao imposto devido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na prestação.
DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS
Na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, a ME e a EPP farão a indicação no campo “Informações Complementares”, ou no corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou Avulsa, da base de cálculo, do imposto destacado, e do número da Nota Fiscal de compra da mercadoria devolvida.
ECF
Relativamente ao equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), deverão ser observadas as normas estabelecidas nas legislações dos entes federativos.
LIVROS FISCAIS E CONTÁBEIS
As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas:
I – Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;
Nota: a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.
II – Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;
III – Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;
IV – Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;
V – Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
VI – Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.
Dispensa de Livros
Os livros obrigatórios poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.
O empreendedor individual com receita bruta acumulada no ano de até R$ 36.000,00 fica dispensado das obrigações de escriturar os livros contábeis e fiscais.
Livros Específicos
Além dos livros previstos, serão utilizados:
I – Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
II – Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;
III – Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.
Nota Fiscal Eletrônica
O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observando os prazos e formas previstos nas respectivas legislações.
Normas de Escrituração
Os livros e documentos fiscais serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes SINIEF que tratam da matéria, especialmente os Convênios SINIEF s/nº de 15 de dezembro de 1970, e nº 6, de 21 de fevereiro de 1989.
O disposto não se aplica aos livros e documentos fiscais relativos ao ISS.
Controles Especiais
As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante.
GUARDA DOS DOCUMENTOS
Os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
EXCLUSÃO OU IMPEDIMENTO
Na hipótese de a ME ou a EPP ser excluída do Simples Nacional ficará obrigada ao cumprimento das obrigações tributárias pertinentes ao seu novo regime de recolhimento, nos termos da legislação tributária dos respectivos entes federativos, a partir do início dos efeitos da exclusão.
O disposto aplica-se ao estabelecimento da ME ou EPP que estiver impedido de recolher o ICMS e o ISS na forma do Simples Nacional, desde a data de início dos efeitos do impedimento.
OUTRAS OBRIGAÇÕES
As microempresas e empresas de pequeno porte ficam sujeitas a outras obrigações acessórias a serem estabelecidas pelo Comitê Gestor, com características nacionalmente uniformes, vedado o estabelecimento de regras unilaterais pelas unidades políticas partícipes do sistema.
CONTABILIDADE SIMPLIFICADA
As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional poderão, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, atendendo-se às disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
Veja também: NBC T 19.3 – Escrituração Contábil Simplificada para Microempresa e Empresa de Pequeno Porte
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